Indkaldelse til generalforsamling og ekstraordinær generalforsamling

Af Veronika Perko

Kære ÅWK-medlem

Hermed den officielle indkaldelse til generalforsamlingen, som bliver afholdt onsdag d. 11. august 2021 kl. 19.30-21.30 på græsset uden for klubhuset. Der arbejdes på at finde en indendørs løsning i tilfælde af dårligt vejr.

I år vil den første del af generalforsamlingen fungere som ekstraordinær generalforsamling, da vi til generalforsamlingen 2020 ikke var nok fremmødte til at stemme en vedtægtsændring igennem, trods stor opbakning til forslaget. Dagsorden kommer derfor til at se ud som følger:

  1. Valg af dirigent og referent
    • Hvis du har lyst til at stille op som dirigent eller referent kan du henvende dig til bestyrelsen på åwksurf@gmail.com.
  2. Ekstraordinær generalforsamling: Afstemning om vedtægtsændring
    • Se "forslag om vedtægtsændring – folkeoplysende forening" nedenfor.
  3. Bestyrelsens beretning
  4. Forelæggelse og godkendelse af regnskab for det forløbne år
  5. Fremlæggelse af budget for det kommende år
  6. Fastsættelse af kontingent
  7. Behandling af evt. indkomne forslag
    • Bestyrelsen foreslår ændring af vedtægterne, så vi fortsat kan have foreningsstatus i Sydbank. Se "forslag om vedtægtsændring – Sydbank" nedenfor.
  8. Valg af formand
    • Lene Kessler træder tilbage som formand
  9. Valg af næstformand
    • Allan Stoltenborg genopstiller
  10. Valg af kasserer
    • Jeppe Skafsgaard træder tilbage som kasserer
  11. Valg af sekretær og 3 bestyrelsesmedlemmer
    • Veronika Perko, Troels Esmarch, Johnny Lillelund, Mogens Sejer Iversen, Morten Buch og Holger Bjørnlund genopstiller til bestyrelsen. Carsten Gram og Allan Tambo træder tilbage.
  12. valg af 2 suppleanter til bestyrelsen
  13. Valg af revisor og evt. revisorsuppleant
  14. Eventuelt

Efter generalforsamlingen vil der være mulighed for at blive og drøfte emner, som ikke kræver hele generalforsamlingens tilstedeværelse.

Hvis du har lyst til at blive en del af bestyrelsen, kan du stille op på generalforsamlingen. Der vil være ledige pladser i år, da Lene Kessler, Jeppe Skafsgaard, Carsten Gram og Allan Tambo træder ud af bestyrelsen.

Har du forslag, som skal behandles på generalforsamlingen, skal du sende dem til bestyrelsen på åwksurf@gmail.com senest onsdag d. 28. juli 2021. Såfremt der kommer forslag, sendes disse ud med den endelige dagsorden umiddelbart herefter. I modsat fald er ovenstående dagsorden den gældende.

Forslag om vedtægtsændring – folkeoplysende forening

I forbindelse med bestyrelsens ønske om, at klubben oprettes som folkeoplysende forening i Aarhus Kommune, har vi været i dialog med Sport & Fritid, som bemærker, at vores vedtægter mangler følgende afsnit:

  1. Der mangler et afsnit om hæftelse
  2. Ved ændringer af vedtægter skal de forbi Sport & Fritid, Aarhus Kommune
  3. Ved ophør af foreningen skal evt. midler retur til folkeoplysningen

Baggrunden for at bestyrelsen ønske om, at klubben oprettes som folkeoplysende forening, skyldes en række fordele ved at være folkeoplysende forening i Aarhus Kommune, bl.a. aktivitetsstøtte (https://www.aarhus.dk/forening/tilskud-stoette-og-puljer/foreninger/aktivitetsstoette-til-boern-og-unge/#1), anlægspulje (https://www.aarhus.dk/forening/tilskud-stoette-og-puljer/foreninger/anlaegspuljen-til-forenings-og-fritidsfaciliteter/), instruktøruddannelse (https://www.aarhus.dk/forening/tilskud-stoette-og-puljer/foreninger/lederuddannelse/) m.v. Hele listen over fordele kan ses her: https://www.aarhus.dk/forening/tilskud-stoette-og-puljer/foreninger/.

For at kunne godkendes som folkeoplysende forening, foreslår bestyrelsen (efter forslag fra Sport & Fritid) følgende tilføjelser til vores vedtægter:

Ændring af pkt. 15. Vedtægtsændring

Til pkt. 15 tilføjes nederst: Vedtægtsændringer skal indsendes til Sport & Fritid, Aarhus Kommune for at sikre, at de til stadighed opfylder folkeoplysningslovens krav.

Ændring af pkt. 16. Klubbens opløsning

Pkt. 16 ændres således at:

På generalforsamlingen skal samtidig træffes en bestemmelse om, hvorledes klubbens formue, herunder fast ejendom og løsøre skal fordeles, hertil er simpelt stemmeflertal tilstrækkeligt. I tilfælde af klubbens opløsning skal den formue, der er i behold, anvendes til idrætslige formål i Århus Amt.

Erstattes af:

Ved ophør skal evt. overskud anvendes til almennyttige formål indenfor folkeoplysningslovens område.

Nyt pkt. 17. Hæftning

Til det nye pkt. 17 tilføjes: Bestyrelsens medlemmer hæfter personligt for det tilskud, som foreningen eller tilskudsmodtagerne har modtaget efter folkeoplysningsloven, hvis tilbagebetalingskravet er opstået ved retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes pågældende som forsætligt eller uagtsom. Bestyrelsens medlemmer hæfter i øvrigt ikke personligt for foreningens tilskud efter folkeoplysningsloven.

Forslag om vedtægtsændring – Sydbank

Siden generalforsamlingen sidste år er vores bank blevet underlagt nye regler af staten om, hvilke informationer de skal have om foreninger. Ved vores indsendelse af vedtægter til godkendelse, blev det klart at punkt 11 og 12 skrider imod Sydbanks regler om foreninger. For at bibeholde vores foreningsstatus og undgå betydelige gebyrer, fremlægger bestyrelsen forslag om vedtægtsændringer til punkt 11 og 12. Vedtægtsteksten er derudover blevet opdateret i sin helhed i forhold til korrektur.

Under punkt 11 stiller bestyrelsens forslag om at fjerne maksimum antallet af bestyrelsesmedlemmerne og lave et minimumskrav.

Under punkt 12 stiller bestyrelsens forslag om at følge Sydbanks forslag til ændring i teksten, således at banken ikke kan stilles til ansvar for klubbens interne regler om godkendelse af betalinger.

Ændring af pkt. 11

Pkt. 11 ændres således at:

Bestyrelsen er klubbens daglige ledelse og repræsenterer klubben i alle forhold. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter klubben i henhold til lovene.

Bestyrelsen består af formand, næstformand, kasserer, sekretær og yderligere 3 bestyrelsesmedlemmer og vælges for et år ad gangen på den årlige generalforsamling. Genvalg kan finde sted.

Erstattes af:

Bestyrelsen er klubbens daglige ledelse og repræsenterer klubben i alle forhold. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter klubben i henhold til vedtægterne.

Bestyrelsen består af formand, næstformand, kasserer, sekretær og mindst yderligere 3 bestyrelsesmedlemmer og vælges for et år ad gangen på den årlige generalforsamling. Genvalg kan finde sted.

Ændring af pkt. 12

Pkt. 12 ændres således at:

Foreningen tegnes af formanden. Over bestyrelsens handlinger føres en protokol. Ved økonomiske dispositioner kræves underskrift af såvel formanden som kassereren.

Erstattes af:

Foreningen tegnes af formanden. Over bestyrelsens handlinger føres referat. Ved økonomiske dispositioner over 1000 kr. kræves en forhåndsgodkendes af bestyrelsen eller som minimum af formanden og kassereren. Dispositionsbegrænsninger i foreningens vedtægter er ikke til hinder for, at der kan oprettes Online Banking eller lignende til foreningen. Brug af Online Banking sker på foreningens eget ansvar, og banken kan i den forbindelse ikke påse og dermed heller ikke holdes ansvarlig for, om de ovenfor nævnte begrænsninger i dispositionsretten overholdes.