Håndtering af medlemsdata

“Persondataforordningen” er et regelsæt udarbejdet i EU, der beskriver hvordan personfølsomme oplysninger skal sikres og behandles.

Den nye “Persondataforordning” trådte i kraft den 25. maj 2018, og som idrætsforening skal ÅWK naturligvis leve op til disse krav.

De oplysninger en idrætsforening typisk registrerer om sine medlemmer hører til kategorien af almindelige personoplysninger, f.eks. navn, adresse, indmeldelsesdato,
telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen.
Denne type oplysninger kan foreningen uden videre behandle på grundlag af interesseafvejningsreglen.
Derimod må foreningen ikke frit behandle oplysninger om f.eks. cpr-nr., helbredsforhold eller andre følsomme oplysninger (f.eks. astma hos børn eller sociale forhold i familien). En sådan behandling kan som regel kun ske med samtykke fra de involverede personer.
Alle personoplysninger skal slettes, når de ikke længere har relevans for foreningen.

Hvilke data registrerer, gemmer og videregiver ÅWK ?

Alle de medlemsdata ÅWK gemmer i medlemsdatabasen er karakteriseret som almindelige personoplysninger.

Vi registrerer følgende informationer om hvert medlem:

• Navn
• Adresse
• Fødselsdato
• Mail adresse
• Telefonnummer
• Hvorvidt du ønsker grejboks til opbearing af surfudstyr

Det er vigtigt at bemærke, at ÅWK ikke registrerer CPR-nr. eller lign. følsomme oplysninger.

Vi videregiver under ingen omstændigheder oplysninger til eksterne personer eller registre, medmindre det er påkrævet for foreningens virke.

Et sådant tilfælde kan være videregivelse af medlemsdata (navn, adresse osv.) til Dansk Sejlunion, hvilket er påkrævet. Som windsurfing klub er vi underlagt “Dansk Sejlunion” og har dermed årlig indberetningspligt.

Hvor lang tid gemmes medlemsdata ?

Når et medlemsskab af ÅWK ophører, bliver alle tilhørende data og informationer øjeblikkeligt slettet i medlemsdatabasen, og det er herefter ikke muligt på nogen måde at genskabe disse.

Medlems indsigt

Et medlem kan til enhver tid få oplyst nøjagtigt, hvilke data og informationer personen er registreret med i ÅWK’s medlemsdatabase. Det kræver blot, at medlemmet henvender sig til Bestyrelsen, som derefter trækker data ud af systemet, og sender det til vedkommende via mail.